2. Presenza di più lingue
Come immaginerai, maggiore sarà il numero di lingue coperte dal sistema e più elevato potrebbe risultare il costo, per via di possibili spese aggiuntive relative a servizi quali traduzione, interpretazione, operatori multilingue e la configurazione di opzioni di segnalazione online multilingue.
Anche traduzioni aggiuntive, ad esempio di segnalazioni inviate in un’altra lingua, possono comportare un costo supplementare. Assicurati di verificare quali siano tali costi aggiuntivi qualora non siano già inclusi nel preventivo.
3. Copertura dei fornitori
Un altro aspetto, che può incidere sui fattori elencati sopra e di conseguenza sul prezzo, è l’aggiunta di fornitori al sistema di whistleblowing. Anche se si è tentati dal contenere i costi escludendo terze parti, consigliamo ai nostri clienti di esaminare attentamente la questione.
L’implementazione di un sistema di whistleblowing per aziende private può migliorare gli standard etici anche della tua, ma ciò conta fino ad un certo punto se tale aspetto non viene esteso anche alla supply chain, soprattutto se i prodotti o servizi della tua attività sono forniti da terzi.
Da recenti casi di elevato profilo nel settore retail, è emerso come le problematiche legate all’etica nella supply chain possano generare un grave impatto sulla reputazione del marchio. Scopri maggiori dettagli sulla gestione del rischio di terze parti.
4. Quantità e standard dei canali di segnalazione
È importante riflettere attentamente sui canali di segnalazione che si desidera mettere a disposizione. Se diversi canali possono richiedere un investimento superiore, è anche probabile che generino maggiori segnalazioni (NAVEX Regional Whistleblowing Hotline Benchmark Report, 2019) e quindi dati strategici sul rischio più pratici e dettagliati.
Esamina i profili dei dipendenti per comprendere meglio i vari ambienti lavorativi e sedi in cui operano, le loro capacità e l’accesso alle comunicazioni. Associa i profili alle tipologie più adeguate di canali di segnalazione per semplificare ai dipendenti la procedura di segnalazione degli illeciti. Può risultare utile definire potenziali scenari utilizzando diversi profili per testare la soluzione a cui hai pensato.
Una componente essenziale nell’efficacia del sistema di whistleblowing è il programma di sensibilizzazione messo in atto per favorirla. Sarà fondamentale comunicare non solo l’esistenza di tale sistema ma anche come e quando deve essere utilizzato, oltre alla prassi da seguire una volta effettuata una segnalazione.
I fornitori a cui ti rivolgi dovrebbero essere in grado di offrirti consulenza su come promuovere il sistema di segnalazione da te implementato. È possibile inoltre che alcuni fornitori dispongano di modelli o materiali promozionali da utilizzare come punto di partenza.
Tali materiali di marketing possono essere gratuiti o inclusi come extra: assicurati di chiarire questo punto alla ricezione del prezzo dal fornitore.
6. Software di gestione degli incidenti
Prima che il sistema di whistleblowing inizi a ricevere le segnalazioni, è importante comprendere come l’azienda registrerà ed elaborerà i dati generati dal sistema stesso.
Per grandi organizzazioni o per le aziende che potrebbero ricevere un elevato volume di segnalazioni, un software completo di gestione degli incidenti potrebbe essere la risposta giusta con potenziali investimenti aggiuntivi.
Un software specializzato semplificherà la procedura, permettendo di assegnare le attività di indagine ai colleghi e di registrarne i risultati.
E soprattutto, fornirà un chiaro percorso di verifica di tutte le attività associate a una segnalazione proteggendo i dati sensibili sul whistleblowing.
Ai software di gestione degli incidenti, si prediligono spesso alternative generiche più economiche (come Microsoft Excel). Tuttavia, è essenziale considerare i potenziali risparmi a fronte degli obblighi di sicurezza e di privacy dei dati, soprattutto per le informazioni strettamente riservate sulla tua azienda e relativi dipendenti.
Per consentirti di sfruttare al meglio il sistema di whistleblowing da te implementato, alcuni fornitori potrebbero offrire corsi di formazione – soprattutto laddove sia presente un software – oltre a fornire assistenza nell’implementazione, lancio e nelle procedure da mettere in atto.
Assicurati che il fornitore specifichi la formazione e l’assistenza incluse nel preventivo e quali voci (se presenti) sono addebitate invece come costo aggiuntivo.
Altre considerazioni in termini di costi
Un fornitore potrebbe proporti un’offerta migliore con un contratto a più lungo termine. La durata del contratto potrebbe infatti influenzare il valore di potenziali sconti.
Quando avvii una negoziazione con un fornitore di sistemi di segnalazione di illeciti nel settore privato, assicurati di avere un’idea chiara delle esigenze della tua azienda. Da tale conversazione, possono emergere nuovi requisiti che non avevi tenuto in considerazione: preparati quindi a esaminare una soluzione di più ampio respiro rispetto a quella a cui avevi originariamente pensato.
Accertati, tuttavia, che il fornitore suggerisca una soluzione in linea con le tue esigenze specifiche e che soddisfi gli obiettivi generali dell’azienda.
Cos’altro?
Il costo per l’implementazione di un sistema di whistleblowing può rappresentare un fattore determinante nella scelta tra diversi fornitori, ma raramente offre il quadro completo. Per saperne di più sul servizio da noi offerto, visita la pagina del nostro sistema di whistleblowing.
Per ricevere un preventivo, visita la nostra pagina di richiesta dei prezzi.