Conosci bene i fornitori della tua azienda? Oggi i rapporti con terzi sono più visibili che mai. Proprio per questo, per l'azienda è fondamentale lavorare con i migliori. Un efficace programma per la conformità di terzi permette all'azienda di collaborare con fornitori che condividono i suoi stessi valori etici, rafforzando la partnership e isolandola dal rischio.
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La gestione del rischio di terze parti è nota soprattutto come strumento per verificare le credenziali dei nuovi fornitori e approvarli, ma i servizi di monitoraggio del rischio di terze parti consentono anche di mantenere solide relazioni positive con le aziende esterne ed evitare che la reputazione della propria azienda venga danneggiata dalle scorrettezze di queste ultime. La soluzione RiskRate di NAVEX Global è espressamente concepita per aiutarti a gestire e valutare le aziende esterne per tutto il ciclo di vita della relazione. RiskRate semplifica la gestione del rischio di terze parti offrendo la possibilità di centralizzare processi e record, valutare i rischi relativi ed eseguire i controlli di due diligence aziendali applicabili ai fornitori che presentano un rischio superiore per l'azienda.
Ad esempio, senza un'attenta valutazione delle procedure di giustificazione del business, screening, onboarding e monitoraggio, la tua azienda potrebbe venire associata a terzi che effettuano transazioni a tuo nome, generando problemi a livello di:
La tua azienda si assume i rischi delle aziende esterne con cui opera. Investi nella protezione della tua azienda dalle partnership con i fornitori sbagliati.
È importante stabilire fin dall'inizio se un potenziale fornitore è in linea con le politiche di etica e conformità della tua azienda. Le best practice includono la formazione dei terzi sul tuo Codice di condotta aziendale e il relativo allineamento con le tue politiche e aspettative in relazione a corruzione, sicurezza informatica, conflitti di interesse e altri aspetti chiave. Un efficace programma di gestione del rischio protegge la tua azienda dai rischi associati ai fornitori, 24 ore su 24.
Per gestire efficacemente il rischio di terze parti ed eseguire controlli di due diligence accurati, è necessario analizzare a fondo i segnali d'allarme. Questo garantisce una gestione del rischio veramente end-to-end e include aspetti quali:
Una soluzione affermata per la gestione del rischio di terze parti ti informa quando rileva un segnale di allarme e fornisce una protezione inestimabile per il nome e la reputazione della tua azienda. I rapporti con fornitori esterni coinvolti in scandali relativi a corruzione e tangenti possono determinare una responsabilità per la tua azienda o costringerla a subire maggiori controlli pubblici e di legge.
L'approccio corretto alla gestione del rischio di terze parti è basato sui requisiti specifici dello UK Bribery Act, dello U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e di altre normative anticorruzione simili in vigore nel resto del mondo. Un programma basato sul rischio permette alla tua azienda di prendere decisioni ottimali, seguire il percorso migliore e ottenere risultati misurabili. Ti consigliamo di seguire questa procedura per ogni terza parte con cui operi.
Valuta onestamente il rischio e la tolleranza al rischio della tua azienda. Considera il settore, l'ubicazione delle tue strutture, l'ambiente normativo in cui operi, il numero di dipendenti e la probabilità con cui i tuoi dipendenti e le terze parti che impieghi interagiscano con funzionari pubblici in qualsiasi paese del mondo.
Identifica i rischi associati alle terze parti con cui operi
Definisci i tuoi criteri di valutazione principali e decidi se avvalerti o meno di determinate terze parti in base ai relativi fattori di rischio. Usa un modello di valutazione coerente e assegna un punteggio ai rischi relativi associati a ciascuna terza parte. Includi criteri che definiscono l'impegno finanziario con ciascuna terza parte e il rischio che rappresenta, il tipo di terza parte, la sede regionale e nazionale della terza parte, quindi assegna una priorità alle indagini e all'allineamento per ogni singola terza parte in base alla natura e al livello di rischio associato a quest'ultima.
Automatizza le procedure
Usa una soluzione software di gestione del rischio per gestire le relazioni attuali e potenziali. Una soluzione automatizzata consente di centralizzare la raccolta dei dati, assegnare un punteggio ai rischi relativi, visualizzare tutte le terze parti in un singolo dashboard, pianificare ed eseguire l'onboarding, giustificare il business, eseguire questionari e screening, nonché monitorare la reputazione. La sofisticatezza del programma non dipende dalle spese e dalle risorse umane, ma dalla disciplina applicata per la strutturazione di un programma efficace. Tali relazioni possono provenire dal proprio settore, dalle autorità di legge e da altre aree. Il software per la gestione del rischio di terze parti ti permette di classificare e assegnare una priorità ai rischi più critici per il tuo business.
Assegna una valutazione
Terminato lo screening della terza parte, in alcuni casi si ottiene una serie di segnali di allarme che indicano i potenziali problemi con tale parte. In tali casi è necessario determinare se proseguire o meno la relazione o se effettuare un controllo di due diligence più accurato di tale parte. I controlli di due diligence consentono di ottenere informazioni concrete aggiuntive sui terzi e prendere decisioni basate su dati più completi. L'analisi di due diligence può determinare l'approvazione del rapporto, la richiesta di un maggiore allineamento della terza parte ai propri requisiti aziendali o il rifiuto della relazione.
Limita il rischio
Dopo aver definito i rischi più critici associati ai terzi e averne completato lo screening e il monitoraggio, ti trovi nella posizione ottimale per contenere tali rischi. Il monitoraggio continuo e l'analisi rapida dei cambiamenti nello stato dei terzi con cui operi ti permettono di adottare misure per ridurre l'impatto sulla tua azienda prima che i cambiamenti di stato la espongano a un rischio.
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