Definizione e gestione di policy e procedure

Vantaggi della gestione automatizzata delle policy

Dal Report di benchmarking 2017 di NAVEX Global sulla gestione di policy e procedure emerge che la metà delle aziende intervistate utilizza più di 100 politiche, procedure e altri documenti correlati univoci. Gestire numerose politiche e procedure per centinaia o persino migliaia di dipendenti non è certo un'impresa semplice, nemmeno per un team dedicato. Senza l'automazione, alcune di queste politiche e procedure potrebbero sfuggire al controllo dell'azienda, determinando problemi di conformità.

La gestione automatizzate delle policy ricorda quando è necessario aggiornare le politiche, consente all'azienda di risparmiare tempo e denaro, garantisce che tutte le parti interessate abbiano letto e accettato le politiche appropriate e semplifica l'accesso ai singoli documenti e procedure.

Importanza della gestione delle policy

Un affidabile software di gestione delle policy permette ai dipendenti di consultare e comprendere agevolmente le aspettative aziendali, oltre alle procedure da seguire in caso di inadempienza, allo scopo di prevenire le attività criminali o contrarie all'etica eliminando qualsiasi ambiguità o informazione scorretta.

L'uso del software di gestione delle policy consente di risparmiare tempo, garantisce policy più accurate e complete, prepara l'azienda ad affrontare eventuali audit e aumenta l'efficacia delle politiche attuali, incluso il Codice di condotta aziendale. Il software di gestione delle policy semplifica inoltre la gestione delle policy tra reparti, sedi e lingue diversi, inviando le politiche corrette ai dipendenti appropriati.

Protezione sicura dei dati sulle policy

Le informazioni proprietarie devono essere tutelate. Nel mondo, più di un'azienda su sei è destinata a subire un attacco informatico, con un costo medio di quasi 4 milioni di dollari per violazione e una perdita incalcolabile di fiducia. Occorre scegliere un software di gestione delle policy in grado di supportare la crittografia e proteggere i documenti e report dell'azienda. I documenti aziendali devono essere accessibili esclusivamente al personale autorizzato. Inoltre alcuni report, come le segnalazioni, richiedono un livello di protezione aggiuntivo, per garantire privacy, riservatezza e integrità.

Se il programma di gestione delle policy viene esternalizzato a terzi, verifica che l'azienda responsabile si attenga alle indicazioni di best practice quali Privacy Shield e GDPR.

PIANIFICAZIONE

In questa fase occorre formare il team e assegnare con precisione le responsabilità di ogni singola attività di gestione delle policy, includendo ad esempio ruoli quali autori, revisori, approvatori, interlocutori o deleganti. Il team deve includere rappresentanti di tutti i reparti e di tutte le sedi regionali appropriati.

IMPLEMENTAZIONE E AUTOMAZIONE

Senza un sistema completamente automatizzato, si espone l'azienda al rischio di disinformazione e persino a problemi legali. Evita di correre i rischi associati a errori umani, manuali stampati o distribuzione di chiavette USB con informazioni aziendali sensibili, utilizzando un sistema centralizzato sicuro per memorizzare tutti questi documenti importanti.

CREAZIONE E DISTRIBUZIONE

Il software di gestione delle policy garantisce l'utilizzo della versione più aggiornata, evitando ai dipendenti il rischio di leggere accidentalmente una versione obsoleta. Questa singola fonte di verità semplifica inoltre la distribuzione delle policy e permette di tracciare le attestazioni di ogni singola versione dei documenti, archiviando automaticamente le politiche obsolete. A tale scopo sono necessari quattro passaggi secondari, costituiti da ricerca e creazione delle policy, revisione e approvazione, distribuzione e aggiornamento.

MISURAZIONE

È necessario monitorare il sistema e la sua modalità di utilizzo. Quanti utenti eseguono l'attestazione nel sistema? Il processo di creazione e distribuzione delle policy risulta più efficace ed efficiente? Usa i benchmark settoriali per confrontare il tuo programma con quello delle altre aziende.

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Case Study