Dal Report di benchmarking 2017 di NAVEX Global sulla gestione di policy e procedure emerge che la metà delle aziende intervistate utilizza più di 100 politiche, procedure e altri documenti correlati univoci. Gestire numerose politiche e procedure per centinaia o persino migliaia di dipendenti non è certo un'impresa semplice, nemmeno per un team dedicato. Senza l'automazione, alcune di queste politiche e procedure potrebbero sfuggire al controllo dell'azienda, determinando problemi di conformità.
La gestione automatizzate delle policy ricorda quando è necessario aggiornare le politiche, consente all'azienda di risparmiare tempo e denaro, garantisce che tutte le parti interessate abbiano letto e accettato le politiche appropriate e semplifica l'accesso ai singoli documenti e procedure.
Il software di gestione delle policy (o sistema di gestione delle policy) consente di gestire automaticamente le politiche o procedure aziendali in tutte le fasi del relativo ciclo di vita.
Tale software consente di centralizzare, semplificare e consolidare le numerose politiche dell'azienda. PolicyTech, il nostro sistema proprietario di gestione delle procedure, è un software automatizzato che consente di aumentare i livelli di efficacia, accessibilità e precisione delle policy. Consente anche di semplificare la creazione del Codice di condotta, spesso utilizzato come politica "master".
Importanza della gestione delle policy
Un affidabile software di gestione delle policy permette ai dipendenti di consultare e comprendere agevolmente le aspettative aziendali, oltre alle procedure da seguire in caso di inadempienza, allo scopo di prevenire le attività criminali o contrarie all'etica eliminando qualsiasi ambiguità o informazione scorretta.
L'uso del software di gestione delle policy consente di risparmiare tempo, garantisce policy più accurate e complete, prepara l'azienda ad affrontare eventuali audit e aumenta l'efficacia delle politiche attuali, incluso il Codice di condotta aziendale. Il software di gestione delle policy semplifica inoltre la gestione delle policy tra reparti, sedi e lingue diversi, inviando le politiche corrette ai dipendenti appropriati.
Protezione sicura dei dati sulle policy
Le informazioni proprietarie devono essere tutelate. Nel mondo, più di un'azienda su sei è destinata a subire un attacco informatico, con un costo medio di quasi 4 milioni di dollari per violazione e una perdita incalcolabile di fiducia. Occorre scegliere un software di gestione delle policy in grado di supportare la crittografia e proteggere i documenti e report dell'azienda. I documenti aziendali devono essere accessibili esclusivamente al personale autorizzato. Inoltre alcuni report, come le segnalazioni, richiedono un livello di protezione aggiuntivo, per garantire privacy, riservatezza e integrità.
Se il programma di gestione delle policy viene esternalizzato a terzi, verifica che l'azienda responsabile si attenga alle indicazioni di best practice quali Privacy Shield e GDPR.
Per avviare un programma di gestione delle policy, è consigliabile seguire una procedura in 4 passi:
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