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Risposta alle segnalazioni e risoluzione

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Crea una percezione positiva del processo di segnalazione

Il programma di segnalazione svolge un ruolo chiave per la protezione dell'etica aziendale. Una politica di segnalazione efficace assicura il rispetto dell'integrità e del Codice di condotta aziendali, aiutando i dipendenti a proteggere e applicare tali standard quando assistono a un comportamento contrario all'etica.

Purtroppo i dipendenti possono essere ancora legati ai pregiudizi associati alla segnalazione dei comportamenti scorretti nell'ambiente di lavoro. Possono avere paura di essere etichettati come traditori o temere le conseguenze fin troppo concrete della ritorsione.

La lotta a questi pregiudizi deve partire proprio dal datore di lavoro, che è responsabile di diffondere le informazioni appropriate e definire il tono corretto tramite la propria politica di segnalazione. Questo è il motivo per cui preferiamo parlare di hotline per l'etica o la comunicazione aperta, piuttosto che di hotline di segnalazione, perché questi termini generano un'impressione più appropriata nella mente dei dipendenti, che non si sentono più come spie o traditori, ma vedono la segnalazione come una necessità per proteggere il codice etico della propria azienda, senza la quale danneggerebbero gravemente i colleghi, rischiando addirittura di metterli in pericolo.

Richiedi oggi stesso una demo sulla nostra hotline di segnalazione.

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Whistleblower hotlines

 

Che cos'è la hotline

Una hotline, o linea di assistenza, è un sistema di segnalazione riservato che permette ai dipendenti di identificare i comportamenti scorretti nell'ambiente di lavoro. La linea di assistenza per l'etica permette a dipendenti, clienti, fornitori e interlocutori di segnalare problemi di etica e conformità, o altri tipi di comportamenti scorretti, in modo rapido, riservato e anonimo. I responsabili possono risolvere il problema prima che si ingigantisca o prima che l'autore della segnalazione si rivolga a parti esterne.

La procedura di segnalazione definisce i passi che i dipendenti devono seguire per segnalare il comportamento scorretto di un collega, nell'interesse di tutti. La segnalazione permette di fare luce sui comportamenti contrari all'etica, o addirittura pericolosi.

La segnalazione non deve essere vista come un'occasione di vendetta personale o uno strumento di politica interna. Non è un'arena che offre a un dipendente la possibilità di attaccarne o ferirne un altro, ma un ambiente sicuro, spesso anonimo, in cui i dipendenti possono esporre i propri problemi per il bene dell'intera azienda. La segnalazione deve essere inquadrata come una necessità, non come un'opportunità di vendetta o, in alcuni casi, come una malvagità.

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Importanza della segnalazione

Invitiamo tutte le aziende a definire un programma di segnalazione che vada oltre il semplice elenco di controllo. Gli autori delle segnalazioni forniscono molti vantaggi all'azienda, tra cui:

  • Segnalano i comportamenti scorretti alla leadership prima che si trasformino in uno scandalo pubblico
  • Permettono alla direzione di venire a conoscenza di problemi che altrimenti passerebbero inosservati
  • Offrono la possibilità di costruire un'azienda più solida e resiliente
  • Forniscono un termometro che misura lo stato d'animo dei dipendenti in relazione a determinati aspetti dell'azienda

Gli autori delle segnalazioni proteggono inoltre l'impresa da conseguenze quali:

  • Crimini e frodi
  • Copertura intenzionale di comportamenti scorretti nell'ambiente di lavoro
  • Problemi occulti di sicurezza e salute
  • Danni alla reputazione in seguito a controversie legali di pubblico dominio

I dipendenti devono sapere che l'azienda apprezza la sincerità e attribuisce la massima priorità alla loro sicurezza.

Conseguenze legali delle segnalazioni

I pregiudizi relativi alle segnalazioni sono in parte dovuti alla mancanza di una protezione legale nel Regno Unito e in tutta l'Europa. Nel 1998 è stato promulgato il Public Interest Disclosure Act (PIDA), con lo scopo di proteggere gli autori delle segnalazioni. Prima di tale data, la legge non proteggeva in alcun modo dal licenziamento, dalla punizione o dall'ostracizzazione i dipendenti che segnalavano un problema. Questa legge ha tuttavia cambiato le cose, dichiarando che:

"Un dipendente ha diritto a non subire alcuna azione, o alcuna omissione intenzionale, da parte del proprio datore di lavoro in seguito alla presentazione di una segnalazione protetta."

Dopo il PIDA, nel 2010 è stato introdotto lo UK Bribery Act, che costituisce ancora oggi una delle leggi più severe ed esaustive contro la corruzione a livello internazionale. Lo UK Bribery Act attribuisce ad aziende e persone fisiche la responsabilità dei reati di corruzione, inclusa l'accettazione di tangenti, ed estende il concetto di segnalazione degli atti di corruzione, sia attivi che passivi.

Una normativa più recente nel settore finanziario ha ulteriormente rafforzato la responsabilità di segnalazione con il Senior Manager's Regime. Secondo la nuova legge, la direzione non può ignorare gli autori delle segnalazioni o dichiarare di non essere a conoscenza di eventuali violazioni dell'etica, di cui viene ritenuta responsabile. Si prevede che in futuro questa normativa continuerà a espandersi, imponendo alle aziende di mantenersi costantemente aggiornate sulle leggi relative alle segnalazioni.

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Come si svolge il processo di segnalazione

La procedura di segnalazione deve essere personalizzata e appropriata all'azienda, ma in genere segue una struttura comune.

Definizione del Codice di condotta aziendale

​Costituisce la politica di riferimento per il comportamento etico e fornisce ai dipendenti il punto di partenza per identificare i comportamenti accettabili. Il Codice di condotta deve descrivere chiaramente il processo della hotline e della segnalazione per i dipendenti e, idealmente, includere un messaggio di supporto da parte della direzione.

Implementazione di un programma olistico per la comunicazione aperta

Tale programma include una hotline, un sito Web che permette ai dipendenti di presentare segnalazioni online e un processo che consente ai responsabili di registrare le conversazioni con i dipendenti, noto come "politica della porta aperta".

Sensibilizzazione di dipendenti e fornitori

È necessario descrivere chiaramente i componenti principali del programma di etica e conformità, includendo il numero di telefono della hotline (in più sedi) e l'URL del sito Web di segnalazione. Occorre spiegare chiaramente ai dipendenti cosa succede quando presentano una segnalazione. 

Registrazione e analisi di tutte le segnalazioni nell'intera azienda

È fondamentale che i dipendenti sappiano di essere stati ascoltati e che tutte le segnalazioni vengono considerate importanti, seguite e chiuse nella misura prevista dalle best practice.

Monitoraggio dei dati delle segnalazioni e applicazione delle modifiche appropriate

Assicurati di effettuare un confronto di benchmark tra le statistiche della tua hotline e quelle di altre aziende simili nello stesso settore e area geografica, oppure utilizza i report di benchmarking di NAVEX Global.

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Case Study

La soluzione NAVEX Global per la gestione degli incidenti permette di conservare tutte le informazioni in una singola posizione. La visibilità superiore e gli strumenti di collaborazione ci consentono di monitorare, misurare e contenere l'impatto del rischio nell'intera azienda.
Michele Reed, Ethics and Compliance Administrator
Con-Way Freight
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EthicsPoint Incident Management
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Scopri perché una hotline di segnalazione può aiutarti a sviluppare il tuo programma di comunicazione aperta

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