Destinatari: Clienti di NAVEX
Con la presente, desideriamo aggiornarvi circa le modalità con cui NAVEX sta rispondendo alla crescente minaccia posta dal Coronavirus (COVID -19). Questa pianificazione e risposta si applica alle sedi di NAVEX, compresi i nostri team Expolink, WhistleB e Lockpath.
Subito dopo il focolaio di COVID-19 diffusosi in Cina, abbiamo iniziato a rivedere e attuare le disposizioni del nostro Piano di risposta alla pandemia prestabilito, nell’ambito del nostro Piano di business continuity globale. Il Piano di risposta alla pandemia delinea le misure specifiche adottate da NAVEX per salvaguardare la salute e il benessere dei nostri dipendenti durante una pandemia, garantendo nel contempo alla Società la capacità di mantenere le operazioni fondamentali e continuare a fornire i servizi essenziali ai nostri clienti.
In armonia con i protocolli per la valutazione dei rischi stabiliti dall’Organizzazione mondale della sanità (OMS) e dai Centri per il controllo delle malattie (CDC) degli Stati Uniti, abbiamo attivato il nostro Team di gestione delle emergenze nell’ambito del Piano di business continuity di NAVEX. Questo team si occuperà della sorveglianza attiva e continua della malattia, della protezione e gestione della forza lavoro, della gestione e dei rischi della supply chain, delle restrizioni di accesso ai viaggi e alle strutture, nonché delle misure di quarantena definite all’interno del Piano. Nello specifico:
Siamo impegnati nel monitoraggio attivo continuo, in particolare nella progressione della malattia, nelle risposte fornite dall’OMS e dai vari Paesi, nei rischi legati ai fornitori e alla supply chain, e nelle misure di prevenzione e contenimento.
Abbiamo diffuso le migliori prassi intese a proteggere la salute dei dipendenti e implementato i requisiti in materia di pulizia delle postazioni di lavoro dei dipendenti. Ai dipendenti ammalati è stato chiesto di restare a casa.
Abbiamo implementato restrizioni per i viaggi dei dipendenti e stiamo vietando a chiunque abbia viaggiato verso o attraverso un Paese soggetto a restrizioni di accedere a una qualsiasi delle strutture aziendali per 14 giorni.
Abbiamo già posto in essere sistemi per le riunioni in videochiamata da remoto e ne stiamo chiedendo l’utilizzo per tutte le interazioni in corso tra i nostri uffici nonché per le riunioni con gran parte dei nostri clienti e partner aziendali.
Sappiamo anche che i clienti della nostra hotline e della gestione degli incidenti hanno domande specifiche in merito ai nostri piani di business continuity per le operazioni di segnalazione e del Contact Center. Nonostante per motivi di sicurezza preferiamo non condividere i dettagli specifici dei nostri piani di business continuity, quanto segue offre una panoramica delle principali misure correlate alle operazioni del Contact Center.
Il Piano di risposta alla pandemia classifica il nostro personale del Contact Center come dipendenti “essenziali”, il cui lavoro riveste un’importanza critica per il costante e precipuo svolgimento delle attività di raccolta e segnalazione delle informazioni da parte della Società. A meno che le circostanze non impongano diversamente, la Società si aspetta che il personale “essenziale” sia disponibile all’interno delle strutture aziendali per lo svolgimento delle attività durante la pandemia. In casi estremi, il personale “essenziale” potrà ricevere istruzioni per lavorare da casa. Ciò sarebbe considerato uno scenario di telelavoro a carattere occasionale o contingente.
L’impronta del nostro Contact Center dispone di molteplici ubicazioni distanziate a livello geografico in modo che, laddove la pandemia diventasse critica in un’ubicazione, nella maggior parte dei casi saremmo in grado di spostare i volumi di chiamate verso siti alternativi non coinvolti dall’emergenza.
Qualora ci trovassimo a corto di personale e nell’incapacità di gestire il volume di chiamate ricevute, applicheremo messaggi registrati al nostro sistema telefonico per avvisare gli utenti che stiamo riscontrando volumi elevati di chiamate. I messaggi spiegheranno che la loro chiamata è importante per noi e chiederanno di restare in linea in attesa del prossimo agente disponibile. I messaggi inviteranno anche gli utenti a inviare i propri report online tramite il sito web di segnalazione aziendale (messo a disposizione da NAVEX e disponibile attualmente per tutti i clienti di NAVEX).
Ci preme sottolineare che i nostri sistemi di segnalazione via web saranno sempre disponibili come opzione di segnalazione principale e che questo sistema sarà supportato dal nostro team, a prescindere dal fatto che si lavorai in ufficio o in smart working. Invitiamo tutti i clienti della hotline/gestione degli incidenti a ricordare ai loro dipendenti dell’esistenza delle opzioni di segnalazione via web disponibili.
Il top management team e il CdA di NAVEX hanno preso in seria considerazione la minaccia posta da COVID-19 e stiamo adottando tutte le ragionevoli misure intese a farci trovare preparati e a mitigare il rischio di COVID-19 per i membri dei nostri team, i nostri clienti e le nostre attività. Forniremo ulteriori informazioni man mano che la situazione lo richiederà.
Grazie per il vostro sostegno continuo a favore di NAVEX. Auguriamo a tutti i nostri partner aziendali nonché ai loro dipendenti e alle loro famiglie di restare in buona salute e in sicurezza.
Cordiali saluti,
Bob Conlin
Presidente e CEO
NAVEX