Whistleblower Hotline: Was ist das?
Ein Whistleblower-System, auch Whistleblowing-Hotline oder Hinweisgebersystem genannt, hilft Mitarbeitenden und anderen, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden.
Ursprünglich bezog sich der Begriff Whistleblowing-Hotline auf einen telefonischen Meldedienst. Heute wird er als Sammelbegriff verwendet, um alle Formen von Whistleblowing-Systemen, einschließlich des Online-Whistleblowing, zu beschreiben.
Whistleblowing-Hotlines werden oft mit anderen Namen bezeichnet, darunter auch
Um die Rolle einer Whistleblower-Hotline richtig zu verstehen, ist es wichtig, genau zu verstehen, was ein Whistleblower ist.
Kurz gesagt ist ein Whistleblower jemand, der sich zu Wort meldet, wenn er einen potenziellen Regelverstoß oder ein Problem bemerkt hat, typischerweise im Zusammenhang mit dem Arbeitsumfeld. Diese Person meldet dann über einen Meldekanal (wie z.B. eine Whistleblower-Hotline), was sie festgestellt hat. So kommen Informationen ans Licht und geben der Organisation die für die Einleitung einer Untersuchung erforderlichen Hinweise.
Die rechtliche Definition eines "Whistleblowers" zum Zwecke rechtlichen Schutzes kann von Land zu Land unterschiedlich sein.
Es gibt viele treibende Faktoren, die die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline zu einer wichtigen und lohnenden Aufgabe machen. Wenn Sie sich fragen, ob Ihre Organisation eine eigene Hotline einrichten muss, sollten Sie die unten aufgeführten Faktoren und die positiven Auswirkungen eines umfassenden Whistleblowing-Verfahrens in Betracht ziehen.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Eine Whistleblowing-Hotline kann einem Unternehmen helfen, seinen gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen.
Die Bereitstellung von Kanälen für vertrauliche Meldungen, wie z.B. ein Whistleblowing-System, sind ein Schlüsselelement vieler Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern, wie z.B. der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern (Whistleblower Protection Directive).
In Deutschland gilt seit 2019 das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) beschlossen. Dieses Gesetz trifft erstmals auch Regelungen für Whistleblower. Diese werden ausdrücklich vor einer Strafverfolgung geschützt, wenn Sie Geschäftsgeheimnisse weitergeben, um damit eine rechtswidrige Handlung oder ein berufliches oder sonstiges Fehlverhalten aufzudecken und wenn die Erlangung, Nutzung oder Offenlegung geeignet ist, das allgemeine öffentliche Interesse zu schützen. Unternehmen sollten daher ihren Mitarbeitern einen eigenen Meldekanal anbieten, um zu vermeiden, dass sich Whistleblower an Dritte wenden.
Mitarbeiter schützen
Organisationen führen häufig Hotlines ein, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Probleme anzusprechen, die sie möglicherweise nicht mit einem Vorgesetzten besprechen möchten, wie z.B. sexuelle oder rassistische Diskriminierung oder Informationen, die einen Kollegen belasten könnten.
Dies kann dazu beitragen, wichtige Probleme aufzudecken, die ansonsten geheim bleiben würden, und den Mitarbeitern die Gewissheit geben, dass ihre Bedenken ernst genommen werden.
Sammeln von Risiko-Informationen
Für die meisten Organisationen gibt es keine bessere Informationsquelle als ihre Mitarbeiter.
Aber korruptes und illegales Verhalten bleibt oft unentdeckt, weil die Mitarbeiter die Konsequenzen fürchten, wenn sie über die bestehenden internen Kanäle gemeldet werden.
Richtig implementiert, kann eine Hotline ein wirksames Instrument sein, um illegales oder unethisches Verhalten aufzudecken. Organisationen legen daher oft großen Wert auf die Risikoaufklärung, die eine effektive Hotline bieten kann.
Reputationsgründe
Der Schutz des Markenrufs ist oft ein Hauptmotivator, wenn sich ein Unternehmen für die Einführung eines Whistleblower-Systems entscheidet.
Whistleblowing-Hotlines gibt es in vielen Formen und Größen, aber die erfolgreichsten weisen einige Gemeinsamkeiten auf.
Viele Organisationen stellen ihre Hotline auch anderen Interessengruppen, wie Drittlieferanten und Partnern, zur Verfügung. Dies kann die Gelegenheit bieten, noch mehr Daten über potenzielle Risiken für die Organisation zu sammeln.
Viele Organisationen betreiben eine eigene interne Hotline, die von der Compliance-Abteilung, der Personalabteilung, einem Rechtsberater oder einer anderen intern ernannten Einzelperson oder Team verwaltet werden kann. Dies kann erhebliche Herausforderungen in Bezug auf Vertrauen und Vertraulichkeit mit sich bringen, insbesondere in Organisationen, in denen die Mitarbeiter Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben.
Organisationen haben gute Gründe, ihre Hotline mit einem unabhängigen, externen Dienst wie EthicsPoint zu kombinieren oder zu ersetzen. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Bedenken über unabhängige, sichere Kanäle zu melden, zusammen mit vielen anderen Vorteilen, darunter 24/7-Zugang, mehrsprachige Abdeckung, Analyse- und Fallmanagement-Tools.
Bei NAVEX verfügen wir über jahrelange Erfahrung in der Implementierung von Whistleblowing-Hotlines als Teil unseres allgemeinen Ethik- und Compliance-Services. Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können.
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