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Im letzten Jahrhundert, aber noch mehr in den letzten Jahren, haben sich die Dinge am Arbeitsplatz stark verändert. Hochkarätige Skandale, wie die Skandale wegen sexueller Belästigung in Hollywood, die die #MeToo-Bewegung ins Leben gerufen haben, haben dazu beigetragen, die Aufmerksamkeit der Medien und in sozialen Netzwerken auf Themen wie Machtmissbrauch, Ausbeutung, Korruption und Geschäftspraktiken zu lenken. 

Vor diesem Hintergrund könnte man denken, dass das Melden von Verstößen weltweit alltäglich geworden ist.

Doch selbst bei Unternehmen, die über ein robustes Whistleblowing-Verfahren verfügen, ist das Vertrauen der Mitarbeiter und ihre Bereitschaft, sich zu Wort zu melden, immer noch nicht da, wo es sein sollte.

Hat größeres Bewusstsein zu mehr Meldungen geführt?

Zweifellos hat die globale Debatte über die Ethik am Arbeitsplatz viele weitere Unternehmen dazu ermutigt, ihre eigenen Verfahren zum Vorfallmanagement zu überprüfen und zu verbessern.

 

Doch obwohl das Bewusstsein für die Whistleblowing-Richtlinien und die Verfahren zur Meldung von Missständen wahrscheinlich noch nie so groß war wie heute, ist die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich mit ihnen auseinanderzusetzen, nach wie vor relativ gering.

 

Die Umfrage des Instituts für Unternehmensethik (IBE) zur Ethik am Arbeitsplatz 2018 wurde im Februar 2018 durchgeführt und umfasst Antworten von über 6.000 Mitarbeitern aus ganz Europa. Die Studie ergab, dass:

  • 30 % der Mitarbeiter sich des Fehlverhaltens bei der Arbeit bewusst waren, aber nur 54 % von diesen war bereit, das zu melden
  • 28 % der Personen, die Zeuge eines Fehlverhaltens waren, dies aber nicht meldeten, sagten, sie hätten geschwiegen, weil sie glaubten, dass nichts geschehen würde

Tragen Organisations- und Führungskulturen die Schuld?

Wenn Unternehmen sicher sein wollen, dass Mitarbeiter sich zu Wort melden, wenn sie Fehlverhalten am Arbeitsplatz bemerken, muss das Führungsteam seine Bereitschaft zeigen, zuzuhören, wenn Mitarbeiter sprechen.

Ebenso wichtig ist es, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter die ethischen Standards verstehen, die ihr Unternehmen einhalten will. Andernfalls könnte das, was ein Mitarbeiter für unethisch hält, von einem anderen einfach als “das, was hier üblich ist” interpretiert werden.

 Ungleichgewicht zwischen Risiko und Belohnung

Einige Ethikprogramme sind (fälschlicherweise) auf dem Glauben aufgebaut, dass alle Mitarbeiter sich natürlich verpflichtet fühlen, es zu melden, wenn sie illegales oder unethisches Verhalten beobachten. Schließlich ist es die Pflicht des Mitarbeiters, “das Richtige zu tun”, nicht wahr?

 

Dabei wird jedoch nicht berücksichtigt, wie ein Mitarbeiter die Dinge aus seiner eigenen Perspektive sehen könnte. Sie werden sich fragen;

  • Warum sollte ich es melden?
  • Was habe ich davon?
  • Wird sich das Management für mich interessieren oder mir sogar zuhören?
  • Was werden meine Kollegen von mir denken?
  • Was ist, wenn ich Repressalien erleide?
  • Wird meine Karriere darunter leiden?
  • Kann meine Identität geschützt werden?
  • Wer wird mein Anliegen untersuchen und wie werden sie es tun?

Unternehmen müssen daran arbeiten, dass sich die Mitarbeiter motiviert und in der Lage fühlen, Probleme anzusprechen, und – was entscheidend ist – dass es für sie sicher ist, dies zu tun. Dies kann in vielerlei Form geschehen, z.B. kann ein Ethik- und Compliance-Schulungsprogramm dazu beitragen, den Mitarbeitern die wichtigen Erkenntnisse zu vermitteln, die sie zur Beantwortung der oben genannten Fragen benötigen. Es ist jedoch auch wichtig, sicherzustellen, dass eine Speak-up-Kultur Teil der Struktur Ihres Unternehmens wird.

Schlechte Kommunikationspraktiken bestehen weiter

Es ist unvermeidlich, dass die Kollegen vor Ort mehr über das Tagesgeschäft eines Unternehmens wissen als die leitenden Mitarbeiter.

Doch traditionelle Hierarchien in Unternehmen fördern nicht immer einen freien Informationsfluss, selbst wenn es um positive Dinge geht, wie neue Innovationen oder Ideen. 

Noch schwieriger ist es mit negativen Dingen.

Was passiert, wenn jemand ein Verhalten bei der Arbeit sieht, das Einzelpersonen, dem Ruf oder dem Gewinnergebnis ernsthaft schaden könnte? Wie wahrscheinlich ist es dann, dass jemand das meldet?

Wie kann dies überwunden werden?

Es stimmt, dass der Aufbau einer gesunden Rede-Kultur Zeit kosten kann - aber es ist durchaus machbar.

Wir von NAVEX haben bereits Hunderten Unternehmen bei der Entwicklung und Einführung wirksamer Whistleblower-Programme geholfen. Wir denken, dass die folgenden acht Leitprinzipien Ihre Organisation auf den richtigen Weg bringen werden:

  1. Beginnen Sie am Anfang. Fügen Sie in das Einführungsprogramm für neue Mitarbeiter eine Schulung zum Thema Unternehmensethik ein. Nicht nur die Unternehmenspolitik und die Einzelheiten, wie Bedenken geäußert werden können, sondern auch klare Beispiele dafür, was am Arbeitsplatz akzeptabel ist und was nicht. Vermeiden Sie die Annahme, dass jeder weiß, was richtig und was falsch ist.
  2. Geben Sie Hinweisgebern immer zeitnahes und relevantes Feedback. Die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern macht die Bereitstellung von Rückmeldungen an den Hinweisgeber zu einer gesetzlichen Verpflichtung. Eine zeitnahe und aussagekräftige Rückmeldung führt dazu, dass die Mitarbeiter voll in den Prozess der Meldung einbezogen werden, dass sie Anerkennung für ihre gute Tat erhalten. So schaffen Sie unternehmensinterne Fürsprecher für Ihr Whistleblowing-System.
  3. Stellen Sie sicher, dass jeder, der sich zu Wort meldet, eine positive Erfahrung macht. Hat das leitende Team in letzter Zeit die firmeneigene Hotline für die Meldung von Missständen angerufen? Wenn ja, wie gut waren ihre Erfahrungen? Wenn Sie Schritte unternehmen, um eine positive Erfahrung zu gewährleisten, können Sie Vertrauen und Wohlwollen fördern und die Chance erhöhen, nützliche Berichte zu erhalten. 
  4. Klären Sie über den Untersuchungsprozess auf. Geben Sie Ihrem Untersuchungsteam Raum, um sich allen Mitarbeitern vorzustellen und zu erklären, was sie tun und wie sie es tun. Sprechen Sie einige hochkarätige Fälle bei Mitarbeiterversammlungen durch.
  5. Teilen Sie Informationen über Fallzahlen und Ergebnisse (wenn möglich) und den Anteil der Fälle, die sich als unbegründet erwiesen haben. Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Informationen über das “Speak up”-Programm und alle unterstützende Literatur übersetzt und in den wichtigsten im Unternehmen gesprochenen Sprachen zur Verfügung gestellt werden.
  6. Schaffen Sie Anreize für ethisches Verhalten durch Anerkennung von Kollegen, die “das Richtige tun”, oder durch die Aufnahme von Ethikkennzahlen in Bonusprogramme, Jahresbeurteilungen und Leistungsüberprüfungen des Unternehmens.
  7. Finden Sie Wege, vermeintliche wahrgenommenen Risiken zu verringern, die mit einer Offenlegung verbunden sind. Diese Risiken sind besonders hoch, wenn das Whistleblower-System als “nur im Notfall benutzen” (und daher nicht als “business as usual”-Kanal) angesehen wird. Um dem entgegenzuwirken, sprechen Sie in Team- und Unternehmensbriefings darüber und erklären Sie, dass die Hotline nicht nur für die “großen Sachen” da ist. Die Respektierung von Vertraulichkeits- und Anonymitätswünschen wird ebenfalls entscheidend sein, um die wahrgenommenen Risiken zu reduzieren.
  8. Eine Telefonhotline für Hinweise allein reicht nicht aus. Sie muss Teil eines umfassenden Ethikprogramms sein, das schriftliche Standards für das Geschäftsgebaren, die Verfügbarkeit von Ratschlägen für ethisches Verhalten und die Bereitstellung von Schulungen über ethisches Verhalten umfasst. Die Umfrage des Institute of Business Ethics zur Ethik am Arbeitsplatz ergab, dass 73 % der Mitarbeiter in Unternehmen mit einem umfassenden Ethikprogramm sich über Fehlverhalten äußerten, verglichen mit 42 % in Unternehmen ohne ein solches Programm. Außerhalb des Risiko- und Compliance-Prozesses sollte eine Kultur aufgebaut werden, in der die Mitarbeiter ermutigt werden, Ideen und Vorschläge zur Verbesserung des Geschäfts zu unterbreiten. Diskutieren Sie diese Ideen offen in Foren, an denen auch das Führungsteam teilnimmt, setzen Sie die besten Ideen um und würdigen Sie öffentlich die Personen, die diese Ideen eingebracht haben. Da die Mitarbeiter in einer Umgebung arbeiten, in der sie ermutigt werden, Feedback zu geben, werden sie zuversichtlicher sein, dass das Führungsteam von ernsthaften Bedenken am Arbeitsplatz hören und handeln möchte.

Eine Frage des Vertrauens

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten darauf vertrauen können, dass ihr Arbeitgeber auf Hinweise reagiert, ohne dass der Whistleblower gefährdet wird.

Unternehmen sollten so viel Vertrauen aufbauen, wie sie können. Sie sollten ihre Mitarbeiter gut behandeln, ihnen zuhören und klare Anleitungen für das gewünschte Verhalten geben.

Wenn sie das tun, dann werden ihre Mitarbeiter eher dazu beitragen, das Unternehmen zu schützen, und sich motiviert fühlen, “das Richtige zu tun”.

NAVEX verfügt über jahrelange Erfahrung in der Bereitstellung von Fachwissen, um sicherzustellen, dass Sie einen robusten und erfolgreichen Risiko- und Compliance-Prozess in Ihrem Unternehmen haben. Dazu gehören eine Whistleblower-Hotline und Meldeverfahren, Incident Management Software, ein Verhaltenskodex und vieles mehr.

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